Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer
Beranda / Informasi Pengetahuan

Mengenal jenis jenis Arsip dan Penjelasan lengkap

Diposkan oleh Talita Handayani

Apa itu Arsip? Setiap orang yang bekerja dan beraktivitas diperkantoran pemerintah maupun swasta umumnya tidak akan asing lagi dengan pengertian dan fungsi arsip. Arsip sendiri dibagi atas beberapa jenis arsip. Perbedaan tersebut dibedakan berdasarkan kegunaannya. Mari kita mengenali jenis jenis arsip lengkap dengan penjelasannya.

Ada banyak sekali manfaat arsip dalam kehidupan sehari hari. Tidak hanya dalam ruang lingkup pekerjaan di perkantoran atau perusahaan. Tapi sangat baik juga untuk kegiatan pembelajaran disekolah seperti untuk penelitian dan proposal sekolah. Pasalnya kegiatan pengarsipan ini merupakan aktivitas mengelompokkan dokumen atau file sesuai dengan kelompok atau kategorinya. Sehingga semua dokumen atau file akan teratur dan rapi.

Arsip sangat penting sebagai sumber informasi yang wajib dimiliki oleh sebuah kantor. Pasalnya setiap penataan dokumen dapat dilakukan dengan berbagai macam sistem pengarsipan atau penataan dokumen. Inilah mengapa penting untuk Anda mengetahui macam macam arsip dan penjelasannya. Arsip mencangkup beberapa katogeri yang membedakannya seperti yang akan kita bahas di bawah ini. Yuk simak.

Mengenal jenis jenis Arsip dan Penjelasan lengkap

1. Berdasarkan masalahnya

  • Financial Record, merupakan arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan. Dalam kehidupan sehari hari kita bisa menemuinya seperti Giro, cek, kuwintasi dan lain sebagainya.
  • Inventory Record, merupakan arsip yang berkaitan dengan masalah barang investaris. Sebagai contohnya adalah catatan yang berisikan tentang merek, jumlah barang, ukuran, harga suatu barang, peralatan inventaris.
  • Personal Record, merupakan arsip yang berkaitan dengan masalah kepegawaian. Misalnya contohnya adalah Curicullum Vitae atau riwayat hidup, lamaran kerja, form absensi dan lain lain sebagainya.
  • Sales Record, merupakan arsip yang berkaitan dengan masalah penjualan. Contoh yang dapat diambil adalah agen daftar penjualan barang, daftar agen distributor dan lain lain sebagainya.
  • Production Record, merupakan arsip yang berkaitan dengan masalah produksi. Sebagai contonya adalah segala sesuatu dalam bentuk dokumen yang memberikan informasi tentang jenis bahan baku, jenis alat yang dimanfaatkan dan lain lain sebagainya.

2. Berdasarkan fisiknya

  • Arsip lembaran, merupakan arsip yang terdiri dari satu atau lebih lembaran file atau dokumen. Sebagai contoh adalah Surat, faktur, kwitansi dan lain sebagainya.
  • Arsip tidak lembaran, merupakan kebalikan dari arsip lembaran. Contohnya adalah Disket, Flashdisk, DVD, CD dan lain sebagainya.

3. Berdasarkan fungsinya

  • Arsip dinamis, merupakan arsip yang mencangkup arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip inaktif.
  • Arsip Statis, merupakan arsip yang dipakai secara langsung baik untuk administrasi negara ataupun perencanaan penyelenggaraan negara pada umumnya. 

4. Berdasarkan Pemiliknya

  • Arsip lembaga pemerintah, merupakan arsip Nasional Republik Indonesia. Arsip lembaga pemerintah ini ada di setiap ibu kota daerah tingkat 1 atau arsip nasional daerah.
  • Arsip Pemerintah /Swasta, merupakan arsip primer dan sekunder, arsip unit dan dana arsip sentral.

5. Berdasarkan Sifatnya

  • Arsip tidak penting, merupakan arsip yang memiliki fungsi dalam hal kegunaan informasi saja. Sebagai contohnya adalah surat undangan.
  • Arsip biasa, merupakan arsip yang semula penting namun selanjutnya tidak berguna lagi. Contohnya adalah surat lamaran kerja.
  • Arsip penting, merupakan arsip yang mempunyai hubungan dengan masa lalu dan masa mendatang. Contohnya adalah surat perjanjian.
  • Arsip sangat penting, merupakan arsip yang bisa dijadikan sebagai pengingat. Sebagai contoh adalah naskah proklamasi.
  • Arsip Rahasia, merupakan arsip yang hanya boleh diketahui oleh pihak tertentu saja. Contohnya adalah hasil penilaian pegawai.

6. Berdasarkan Nilai Guna

Jenis arsip yang ditinjau dari nilai guna di bagi menjadi dua yakni nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang dilihat berdasarkan kepentingan instansi atau lembaga pencipta yang menghasilkan arsip tersebut. Nilai guna primer dibagi menjadi beberapa jenis yakni :

  • Nilai guna Administrasi, merupakan nilai guna yang berdasarkan fungsinya untuk melaksanakan tugas dari instansi atau lembaga penghasil arsip.
  • Nilai guna hukum, merupakan arsip yang didalamnya memberikan bukti bukti dengan kekuatan hukum menyangkut hak dan kewajiban setiap warga negara maupun pemerintah.
  • Nilai guna keuangan, merupakan arsip yang memuat segala hal berkaitan dengan transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
  • Nilai guna ilmiah dan teknologi, merupakan arsip yang terdapat data ilmiah serta teknologi hasil dari penelitian terapan maupun penelitian murni.

Sedangkan untuk nilai guna sekunder adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan umum diluar instansi penghasil arsip tersebut. Kegunaannya adalah sebagai bukti atas pertanggungjawaban kepada pertanggung jawab nasional atau masyarakat. Nilai guna sekunder dibagi menjadi beberapa yakni :

  • Nilai guna pembaktian, merupakan arsip yang di dalamnya mengandung fakta dan keterangan. Arsip ini dapat digunakan sebagai penjelasan bagaimana sebuah instansi atau lembaga menciptakan, mengembangkan, atau memfungsikan kegiatan kegiatan yang berjalan atau sedang dijalankan. Serta arsip ini juga mencangkup hasil dan akibat dari kegiatan tersebut.
  • Nilai guna informasi, merupakan arsip yang didalamnya mengandung informasi tentang fungsi berbagai kepentingan penelitian serta sejarah. Hal ini tanpa dikaitkan dengan intansi atau lembaga penciptanya.

7. Berdasarkan Keasliannya

Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan dengan beberapa macam diantaranya adalah :

  • Arsip asli
  • Arsip tembusan
  • Arsip salinan
  • Arsip petikan

Uraian diatas adalah informasi lengkap yang membahas tentang jenis jenis arsip beserta penjelasannya. Materi ini akan sangat dibutuhkan untuk Anda sebagai dasar pembelajaran disekolah. Ini hanya sebagian kecil pembelajaran terkait pengarsipan dan macam macamnya, masih banyak lagi yang perlu Anda ketahui. Untuk itu Ikuti materi tugas tugas lainnya secara lengkap di materitugastugas.com

Hal ini penting diketahui, khususnya Anda yang sedang belajar terkait pengelolaan arsip. Penataan arsip yang baik dan benar akan memudahkan dalam proses pengelolaan dan penemuan dokumen atau file kembali, tidak hanya dalam lingkup sehari hari tapi pengetahuan ini akan sangat bermanfaat untuk pendidikan dasar. Semoga bermanfaat.